Services comptables : les travaux de fin d’année à la loupe !

La période de fin d’année, dite « fiscale » est très dense pour les services comptables car divers travaux d’inventaires sont à effectuer afin de finaliser les comptes de l’exercice. La clôture comptable correspond à l’achèvement des enregistrements comptables, le rassemblement des pièces justificatives ainsi que l’ensemble des opérations qui permettent d’éditer le bilan de l’entreprise.

Cette procédure comptable permet de figer les comptes pour passer à l’année suivante.

À l’exception des professions libérales, les entreprises ont le libre choix de la date de clôture de leur exercice comptable. Toutefois, la date choisie pour la clôture de l’exercice doit être la même tous les ans. 

La clôture comptable concerne toutes les entreprises qui ont une obligation de dépôt d’un bilan auprès de l’administration.

La clôture des écritures comptables demande la réalisation des inventaires, ainsi que la comptabilisation de l’ensemble des opérations financières qui ont impacté l’entreprise durant l’année qui se termine.

Grâce à ces informations enregistrées dans les livres comptables, il est possible d’établir le bilan et le compte de résultat. On édite une liasse fiscale, en mentionnant le montant des bénéfices nets réalisés par l’entreprise. Ainsi, le calcul de l’impôt se réalise sur cette base.

Une fois la clôture réalisée, l’ensemble des écritures et des livres sont figés. Il faut alors l’archiver avec les pièces justificatives afférentes.

Cette opération consiste à reprendre les comptes de bilan (comptes de classe 1 à 5) dans leur état à la clôture de l’exercice précédent en y incluant le résultat dans les comptes 120 « bénéfice » ou 129 « perte ». 

Les comptes de bilan représentent le patrimoine de l’entreprise, ils ne se limitent pas à un exercice comptable. En effet, ils sont repris à l’ouverture de chaque exercice.

Les comptes de classe 6 et 7 représentent l’activité de l’entreprise sur un seul exercice, ils ne sont donc pas repris dans les écritures d’à-nouveaux. L’écart entre le total des comptes de classe 6 et 7, qui est égal au résultat, est repris dans le compte de classe 12 approprié lors des écritures d’à-nouveaux.

Les logiciels de comptabilité génèrent automatiquement les écritures d’à-nouveaux lors des opérations de clôture de l’exercice précédent. 

De surcroît, il est parfois possible de générer des écritures d’à-nouveaux non définitives.

De reprendre le détail des mouvements plutôt que les soldes des comptes en fin d’exercice, afin de mieux suivre les comptes de bilan en N+1 (notamment pour les comptes clients et fournisseurs).

De mettre en place un journal uniquement pour les écritures de reprise des à-nouveaux et de le verrouiller lorsque la reprise est terminée.

Après avoir repris les à-nouveaux de l’exercice précédent, vous pouvez ensuite procéder à des ajustements de certains postes du bilan comptable : les  extournes (contre-passations des écritures d’inventaire).

Il fait partie des livres comptables édités pour mesurer l’actif et le passif d’une entreprise dans lequel figurent :

Avec la  dématérialisation des données comptables, le livre d’inventaire fait partie des états qui peuvent être générés par un logiciel de production comptable. Son contenu est figé à l’issue de la clôture des comptes.

Depuis le 1er janvier 20 16, les entreprises immatriculées au RCS n’ont plus l’obligation de disposer du livre d’inventaire.

Le livre-journal regroupe tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.

Il existe 2 manières de fonctionner sur ce document :

Il y a tout d’abord les entreprises qui comptabilisent toutes leurs écritures dans le même journal comptable. Dans ce cas, ce journal correspondra au livre-journal. 

Et il y a les entreprises qui utilisent plusieurs journaux comptables  : les journaux auxiliaires (par exemple un journal des achats, un journal des ventes et un journal de banque). Dans ce cas, on retrouve dans le livre-journal la centralisation des écritures qui figurent dans les livres auxiliaires.

Vous devez enregistrer les opérations dans les journaux jour par jour, il est impossible de comptabiliser les mouvements relatifs à plusieurs jours dans la même écriture comptable.

Il reprend toutes les informations qui figurent dans le livre journal en les présentant différemment.

Dans le grand-livre, les mouvements sont classés par compte comptable. Le plan comptable de l’entreprise est repris et chaque mouvement est rattaché au compte comptable correspondant.

Dorénavant, le journal (ou livre journal) et le grand livre sont les deux seuls documents restants obligatoires. Il faut les conserver 10 ans.

Ce fichier doit être communiqué à l’administration fiscale pour tous les contrôles pour lesquels l’avis de vérification de comptabilité est adressé après le 1er janvier 2014.

Le FEC est un document informatique qui contient l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise. Le format de l’administration fiscale doit obligatoirement reprendre la liste suivante de colonnes :

1. Code du journal de l’écriture comptable
2. Libellé du journal de l’écriture comptable
3. Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)
4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Numéro de compte (compte réellement utilisée par l’entreprise, en fonction de son plan comptable)
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
12. Montant au débit
13. Montant au crédit
14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Attention : lorsque certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC et non pas remplies par des 0 ou par des espaces !

Il doit être généré dans un format particulier et doit reprendre l’exhaustivité des journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise. Les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux doivent donc également y figurer.