Tout sur la Gestion Électronique des Documents, ou GED

GED (Gestion électronique des documents) – Dans un contexte de développement intensif du numérique et de multiplication des flux documentaires et informationnels, les entreprises doivent ajuster leur organisation. La Gestion Electronique des Documents (GED) s’est rapidement imposée comme une clé pour gérer les volumes documentaires des entreprises. Pourquoi et comment utiliser la GED ? Quels sont les avantages d’une bonne gestion de ses documents ?

La GED (Gestion Electronique des Documents) est l’ensemble des pratiques, méthodes et outils qui ont pour objectif de rendre plus fluide la gestion des documents d’une entreprise, grâce à la numérisation des fichiers. 

Le processus de GED se fait en plusieurs étapes  :

La numérisation est la base de la GED. En effet, pour retrouver tous ses documents sous forme électronique, l’étape de numérisation est le point de départ. Pour certains logiciels de GED, plusieurs types de technologies peuvent s’ajouter à l’étape de numérisation. La plus courant étant l’ OCR (Optical Character Recognition), en français « reconnaissance optique des caractères ». Cette technologie permet d’extraire le texte brut d’un document, sur la base d’une analyse optique.

Les collaborateurs doivent pouvoir avoir accès rapidement à leurs documents. Une fois numérisés, les documents sont alors classés de manière précise selon des critères choisis par l’entreprise.

Les documents numérisés sont sauvegardés sur un serveur interne ou distant à l’entreprise . L’objectif est de pouvoir garantir la confidentialité et l’intégrité des documents , en cas d’incident. Vous pouvez retrouver une empreinte de toutes les modifications effectuées sur un document pendant sa durée de vie. Néanmoins, les logiciels de GED sont différents des logiciels d’archivage électronique (SAE).

Les logiciels de GED permettent de filtrer et de trier les accès aux dossiers. Ces niveaux d’accès déterminent qui peut éditer un document, uniquement le consulter ou ne pas y avoir accès du tout. Les options de paramétrage sont nombreuses et ajustables à tout instant.

Toutes les entreprises génèrent des données, leur gestion représente un enjeu. C’est pour cela que la GED concerne la quasi-totalité des entreprises. La taille, le secteur d’activité, le business model ou la localisation de l’entreprise : toutes ces variables importent peu .

On a pu observer un avènement de la GED au moment de la pandémie. Son utilisation est d’autant plus importante avec les nouvelles conditions de travail, notamment le télétravail. 

Face à la digitalisation et aux enjeux environnementaux , la Gestion Electronique des Documents se révèle particulièrement intéressante.

La dématérialisation des documents, via la GED, est un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, la réduction de la consommation du papier participe directement à s’engager dans la protection de l’environnement. La mise en place d’une GED peut s’inscrire dans une dynamique éco-responsable pour votre entreprise. 

La GED permet de regrouper et de centraliser les documents de manière électronique. Alors, fini les immenses piles de papiers et classeurs, qui avaient souvent une pièce dédiée. Vous pouvez gagner de l’espace dans vos locaux. Exit les ramettes de papier, les cartouches d’encre ou imprimantes qui représentent un budget conséquent. Avec bobbee , dites au-revoir à la boîte à chaussures ! 

Vous avez une réunion dans 5 minutes, mais impossible de mettre la main sur le dernier rapport comptable ? Ce problème n’existe plus avec la GED. Selon une étude Mc Kinsey , l’équivalent de 10h par semaine et par employé sont « perdues » à rechercher des documents. Un temps considérable passé à la recherche d’informations internes, solutionné avec la GED. En effet, ce genre de modules permettent de classer tous les documents afin qu’ils soient facilement retrouvable, n’importe où et n’importe quand.

Nous l’avons vu précédemment, les logiciels de GED proposent des paramètres de niveau d’accès. Ainsi, la modification et la consultation d’un document se fera uniquement pour un collaborateur qui a les autorisations. La plupart des procédés de protection sont les mots de passe ou le chiffrement. 

Le stockage des documents sur un serveur externe est particulièrement utile en cas de cyberattaques ou d’incidents, qui ne sont pas prévisibles. 

Les documents papiers peuvent mettre du temps à être partagés dans toute une entreprise. La GED permet de mettre sur le même niveau d’information, tous les services d’une entreprise. Les documents peuvent être partagés et utilisés par différentes personnes en même temps. Cet esprit de partage renforce la communication et la collaboration au sein des équipes et entre les différents départements d’une entreprise. Cela évite les problèmes d’ asymétrie d’information.

L’utilisation d’un logiciel de GED permet de fluidifier la création de documents. Par exemple, des fichiers modèles peuvent être édités pour toutes les signatures de contrats. Lorsque le respect de la mise en forme, la dénomination d’un fichier ou la référence d’un dossier client sont prédéfinis à l’avance, cela permet une automatisation des processus. La standardisation permet une meilleure organisation et un gain de temps considérable.

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