Facturation électronique : les 3 formats de factures

Le déploiement de la facturation électronique en France a été reporté, cependant il est nécessaire pour les entreprises de s’y préparer dès maintenant. Nous vous partageons tous les mois du contenu autour de la facturation électronique, que ce soient des apprentissages, actualités ou notre positionnement sur le sujet. Le thème d’aujourd’hui concerne les différents formats de la facturation électronique.

Les entreprises auront le choix entre différents formats selon le type de transaction. En effet, chaque format s’adapte en présentant des avantages précis tout en répondant aux exigences réglementaires.

3 types de formats ont été retenus :

• le format Cross Industry Invoice (CII)
• le format Universal Business Language (UBL)
• le format Factur-X est mixte : il comprend à la fois un fichier de données structuré au format XML et un fichier PDF



Parmis ces différents formats, 2 types de factures ressortent :

• Facture structurée : les formats CII et UBL sont des fichiers XML. Ces formats permettent d'avoir des contenus fixes et structurés. Ils sont adaptés à l'échelle mondiale et contiennent toutes les données que l'on peut retrouver sur les factures papiers.

• Facture hybride : le format Factur-X est un modèle franco-allemand. Ce format est composé d'un fichier PDF ainsi que d'un fichier XML embarqué. Il s'agit du format le moins onéreux pour les entreprises puisqu'il peut-être reconnu par des systèmes informatisés qui extraient directement les données de la facture.



 Le CII (Cross Industry Invoice) a été développé par le Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques (UN/CEFACT). Il s’agit d’un format ouvert qui a pour objectif de rationaliser tous les processus de facturation dans tous les pays et dans tous les secteurs. Le format CII élimine les actions manuelles et réduit les coûts de papeterie. L’avantage majeur de ce format réside dans la précision des échanges de données entre les partenaires commerciaux. Le respect des normes internationales comme la norme ISO 20022 offre un environnement sécurisé en répondant aux exigences réglementaires des différents gouvernements.

L’ UBL (Universal Business Language) facilite l’échange des données électroniques entre organisations et partenaires commerciaux. Il s’agit d’un format ouvert , développé par l’ Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), basé sur XML. Le comité technique de l’UBL est en charge du processus au sein de l’OASIS. L’avantage majeur de ce format est qu’il offre un référentiel universel pour le partage et la création des documents entre les organisations qui utilisent le même format. Ainsi, le format UBL optimise les échanges entre les 2 parties. Il réduit le temps passé à convertir les documents et la compréhension des processus utilisés. 

Le format Factur-X a été développé spécialement pour les entreprises françaises. Ce format a été conçu en étroite collaboration entre différents acteurs : la Direction Générale des Impôts (DgFiP), l’Union Interdépartementale pour la Facturation Électronique ainsi que des experts français en industrie. Il s’agit d’un format de facture électronique dit “mixte” : un fichier PDF combiné à un fichier de données embarqué XML. Ce dispositif répond à la norme européenne EN 16931, de plus il permet une interopérabilité complète lors des transactions avec d’autres pays du monde. Le niveau de protection est très élevé.

L’avantage principal de ce format est la lisibilité du fichier à la fois par l’humain et par les machines. Le format PDF permet en effet aux utilisateurs de la lire comme une facture au format papier. De son côté, le fichier XML facilite l’intégration de la facture dans les systèmes d’information.

Quelles que soient leur taille ou activité, les entreprises peuvent dès à présent utiliser ces 3 formats. Chacun d’entre eux ont des processus fiables en matière de facturation électronique. Ils sont conformes aux normes nationales et internationales, sécurisés et facilitent les échanges transactionnels.