La base de données unique : un essentiel dans la transformation digitale de la gestion comptable et financière

Différence entre bases communicantes et base unique

La distinction entre les bases communicantes et la base unique réside principalement dans l'approche de développement du logiciel.

• Bases communicantes : Certains logiciels utilisent des bases de données communicantes où, par exemple, la comptabilité et la gestion financière peuvent reposer sur des bases distinctes qui échangent des informations. L’avantage est de pouvoir utiliser une base déjà existante (ex : comptabilité), pour y raccorder une autre base - souvent nouvelle - (ex : gestion financière). Cela permet de gagner du temps dans le développement de solutions plus complètes au niveau fonctionnel. En recyclant une partie de l’existant (production comptable), pour y "brancher" de nouvelles afin de l’améliorer (gestion financière, analyse prédictive, etc.).  Bien que cela puisse sembler une solution pratique, les base de données communiquantes exposent souvent les utilisateurs à des risques tels que des écarts, des données financières non à jour ou des problèmes de communication.

• Base de données unique : À l'inverse, la base de données unique, adoptée par des solutions comme bobbee, est développée à partir d'une page blanche et en un seul bloc. Cela signifie qu'aucune base existante n'est utilisée comme point de départ. Le logiciel est conçu, pour intégrer au même endroit la comptabilité et la gestion financière, éliminant ainsi les risques liés aux bases communicantes.

Les risques des bases communicantes

Le fait de raccorder des bases différentes n’est pas exempt de risques. On peut imager cela simplement comme un réseau de  tuyauterie, où les tuyaux représentent les échanges d’informations entre les différentes bases. Plus il y a de tuyaux, plus il y a de risques de fuites… 

Voici les risques des bases communicantes : 

• Écarts entre la comptabilité et la gestion, 
• des données financières obsolètes, 
• des incompréhensions et des bugs, 
• ainsi qu'une sensation de travail en différé. 

Ces risques compromettent l'intégrité des données et peuvent entraîner des inefficacités opérationnelles. En tant qu’expert-comptable, la déontologie de la profession oblige à une certaine rigueur et en tant qu’entrepreneur, les décisions financières sont critiques et doivent pouvoir pouvoir se faire en instantané. Que vous soyez expert-comptable ou entrepreneur, vous ne pouvez pas vous permettre d’avoir des écarts en raison d’un mauvais raccordement entre deux bases de données.

C’est pourquoi, chez bobbee, nous avons fait le choix de la base de données unique.

Les avantages de la base de données unique

• Cohérence absolue : La base de données unique garantit une intégrité totale des données. Toutes les informations, qu'elles soient liées à la comptabilité ou à la gestion financière, résident au même endroit, éliminant ainsi tout risque d'écart ou de divergence entre la comptabilité et la gestion financière.

• Instantanéité des actions : L'une des forces majeures de la base de données unique réside dans sa capacité à permettre un traitement instantané des données. Cette rapidité d'exécution est essentielle pour les opérations comptables et financières, offrant aux utilisateurs une réactivité inégalée.

• Communication transparente : En consolidant toutes les données au même endroit, la base de données unique favorise une communication transparente entre les équipes comptables et leurs clients. Cette synchronisation facilite la collaboration et réduit les malentendus.

Dans un monde où la précision et la réactivité sont cruciales, la base de données unique émerge comme une pierre angulaire incontournable de la transformation digitale, notamment dans les domaines de la comptabilité et de la gestion financière.