Décryptage 27/10/2021

Généralisation de la facture électronique (ou e-invoice) pour les entreprises

Par Nina Boussalem

Généralisation de la facture électornique : dès 2024 pour les grandes entreprises et jusque 2026 pour les plus petites structures.

Nous vous parlions de la généralisation de la facturation électronique dès 2024 pour les grandes entreprises, puis pour toutes les entreprises d’ici 2026...Mais comment la facturation électronique doit-elle être établie ? Avec quels outils ? Pourquoi ? Quelles en sont les règles ? Et l’échéance ??

Aujourd’hui, nous répondons à ces questions pour vous !

Depuis 2020, les entreprises sont déjà obligées d’envoyer en format électronique toutes leurs factures à destination du secteur public. Mais l’administration fiscale ne souhaite pas s’arrêter là. L’objectif est désormais de généraliser la facturation électronique comme seul moyen de facturation d’ici 2024 pour les entreprises assujetties à la TVA. 

Pourquoi ? 

La simplification et le contrôle ! 

L’objectif principal de la dématérialisation des factures est d’éviter les fraudes (notamment à la TVA), mais également de simplifier au maximum les démarches administratives. Grâce aux factures électroniques, les administrations fiscales auront un accès amélioré à la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel… et donc à la détection des fraudes. 

Quels avantages/inconvénients pour les entreprises ? 

Avantages :

  • Simplification de la vie des entreprises et renforcement de leur compétitivité : diminution des délais de paiement, allègement du poids administratif et gains en productivité,
  • Simplification des obligations déclaratives en matière de TVA : pré-remplissage des déclarations,
  • La dématérialisation des factures donne un accès et donc un contrôle de l’activité des entreprises plus pointu. Il évite donc les fraudes, au bénéfice des entreprises honnêtes. 

Inconvénients :

  • Pour les petites entreprises, ce dispositif peut représenter des coûts importants,
  • Pour les entreprises encore peu à l’aise avec l’informatique, se digitaliser peut paraître effrayant et laborieux. 

C’est ce que nous aurions dit si les solutions en mode SaaS n’existaient pas. Mais détrompez-vous : il devient beaucoup plus simple et peu coûteux pour les petites entreprises de mettre en place ce dispositif. Tournez-vous vers des cabinets comptables qui utilisent des solutions de gestion en mode Saas. Par exemple, l’outil bobbee vous donne accès à un tableau de bord intégré avec de nombreux outils de gestion et la plateforme vous permet également la lecture automatique de vos factures électroniques. bobbee accompagne également les cabinets dans leur digitalisation et leur permet un gain de temps considérable, qu’ils pourront mettre au profit de l’accompagnement de leurs clients.

D’accord, mais comment fait-on pour dématérialiser ses factures ?

L’ordonnance du 15 septembre 2021 propose de déclarer soit directement sur la plateforme gratuite Chorus Pro qui assure déjà l’enregistrement des factures du secteur public, soit d’avoir recours à une plateforme partenaire de l’administration. bobbee se met actuellement en ligne pour remplir les conditions afin de devenir une plateforme partenaire. 

Il doit forcément y avoir des règles… Quelles sont-elles ? 

Avant toute chose, 3 règles doivent être respectées : le système de facturation électronique doit pouvoir garantir, l’authenticité de la facture (1), l’intégrité de son contenu (2) ainsi que sa bonne lisibilité (3). 

Pour assurer ces critères, l’entreprise doit utiliser une des 3 méthodes suivantes :

  • Utiliser la facture électronique,
  • Utiliser l’EDI (échange de données informatisées) pour télétransmettre les factures
  • Utiliser une solution autre que la signature électronique, à partir du moment où une piste d’audit fiable peut être mise en place entre la facture émise/reçue et la livraison des biens/prestations. C’est-à-dire que des contrôles documentés permanents doivent être réalisés par l’entreprise. 

Afin de conserver la facture électronique, plusieurs règles sont également en place :  

  • Les factures doivent être conservées informatiquement pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes,
  • Toutes les factures dont la sécurisation s’est faite via une signature électronique doivent être conservées 6 ans dans leur format original,
  • Toutes les informations concernant les factures par EDI, qu’elles soient émises ou reçues, doivent être conservées pendant 6 ans, dans leur format original. 

Ouf… c’est tout pour les règles ? Bon du coup j’ai combien de temps pour mettre tout ça en place ??

Le déploiement du dispositif se fera progressivement entre 2024 et 2026 en fonction de la taille des entreprises (l’e-reporting suivra le même calendrier) : 

  • 1er juillet 2024 : obligation pour tous les assujettis d’en permettre la réception
  • 1er juillet 2024 : obligation pour les grandes entreprises de la transmettre
  • 1er janvier 2025 : obligation pour les ETI de la transmettre 
  • 1er janvier 2026 : obligation pour les PME et les micro-entreprises de la transmettre

Pour accéder au communiqué de presse du 16 septembre 2021, cliquez-ici.

Le sujet de notre article précédent porte sur la suspension de contrat pour non-vaccination Covid et arrêt maladie . Pour y accéder, cliquez-ici