Décryptage 20/08/2021

Comment un cabinet d’expertise comptable accompagne-t-il ses clients dans la dématérialisation des factures ?

Par Nina Boussalem

La dématérialisation... elle devient nécessaire. Voir comment les cabinets doivent accompagner leurs clients dans cette transformation.

A l’ère du numérique, les entreprises surfent sur la vague exponentielle de la dématérialisation. Tous les domaines sont concernés, mais pas toujours à part égale ; le domaine de l’expertise comptable, plus traditionnel, est longtemps resté assez réticent face à ces nouvelles technologies. Néanmoins, la transition numérique doit se faire à tous les niveaux et la profession en prend conscience. L’engrenage est lancé : aujourd’hui 40% des cabinets d’expertise-comptable disposent d’outils digitaux et offrent à leurs clients leurs services en ligne.

Qu’ils soient face à des entreprises qui ont déjà commencé à changer leurs habitudes ou non, les cabinets se doivent de montrer l’exemple. Peu importe la situation de leurs clients, leur attente est la même : une modernisation des cabinets. Cette modernisation commence par la dématérialisation des factures qui facilite et accélère le processus de production comptable des deux côtés. 

Les entreprises ayant déjà entrepris une digitalisation profonde de leurs process attendent de leur cabinet comptable qu’il suive et s’adapte à leurs nouveaux procédés. Pour celles qui n’ont pas encore amorcé ce changement, elles sont néanmoins conscientes de la nécessité d’y faire face. En tant qu’alliés des entreprises, les cabinets se doivent de montrer l’exemple et de les accompagner comme ils l’ont toujours fait. Conscients que ce changement est nécessaire en termes de gain de temps, il peut néanmoins être effrayant pour des chefs d’entreprise inaccoutumés. La dématérialisation des factures est la première étape vers les nouvelles technologies, que ce soit pour les cabinets ou pour les entreprises. 

Certaines entreprises restent néanmoins réticentes face à la digitalisation à cause de la menace sécuritaire. Pour eux, le système informatique n’est pas fiable et les menaces sont trop nombreuses (cyberattaques). Le manque de sécurité pose un gros problème dans ce processus d’évolution que ce soit le vol d’informations et de données, l’espionnage permettant de s’infiltrer dans les documents et les ordinateurs. Mais aussi le piratage de données restreignant l’accès à ses principaux utilisateurs.

Le rôle des cabinets sera alors de rassurer les entreprises en leur donnant accès à des plateformes sécurisées, accessibles et fiables. Ils se doivent de montrer l’exemple en anticipant les éventuels problèmes auxquels elles pourraient faire face. Pour les clients, il sera important d’y aller de manière progressive. De gérer cette transformation des modes de travail en douceur et le plus sereinement possible. Un changement trop brutal sera mal accueilli par les entreprises non habituées. 

Concrètement, il sera nécessaire :

  • d’identifier correctement les besoins de l’entreprise cliente,
  • de prendre en compte le volume et la nature des factures, 
  • de mesurer les impacts de ce nouveau mode de travail sur le matériel et sur les humains. Qu’utilisent-ils comme matériel, combien de personnes à former, combien de temps la transformation va prendre, etc.
  • de s’adapter à l’entreprise au maximum avant de lui demander d’effectuer des changements. 

L’important est que cette transformation se fasse en douceur et d’en assurer sa sécurité

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