Le coffre-fort électronique : un outil précieux pour la gestion des données

Ce dossier sur le coffre-fort électronique est directement lié à notre podcast Pod'Miel by bobbee. Dans l'épisode du jour, Jean-Michel Longo nous éclaire sur le développement du coffre-fort numérique au sein des entreprises.

Si vous préférez le format écrit ou que vous souhaitez de plus amples informations, ce dossier a été construit pour expliquer le plus clairement et simplement possible ce qu'est un coffre-fort électronique et ses fonctionnalités. Bonne lecture !

Un coffre-fort électronique, qu'est ce que c'est ?

Un coffre-fort électronique, ou coffre-fort numérique, est un espace de stockage en ligne, centralisé et sécurisé. Cet espace permet de stocker, consulter et archiver tous types de documents. Etant donné que le coffre-fort est un espace virtuel , il est possible de consulter les documents qui y sont conservés de manière sécurisée, n’importe où et n’importe quand. Ainsi, vous pouvez numériser, scanner ou enregistrer vos documents importants : bulletins de paie, diverses attestations, factures, documents administratifs. Grâce au stockage en ligne, vous vous assurez de ne jamais perdre les documents que vous avez déposés dans votre coffre-fort numérique. 

Le respect des délais de conservation des documents et de lois relatifs aux données sont strictes. Grâce au coffre-fort numérique, les délais légaux sont automatiquement respectés, cela peut éviter les sanctions de l’administration ou se protéger lors de contestations.

Quelle est l'utilité d'un coffre-fort électronique ?

Le coffre-fort numérique est utile et utilisable pour tout le monde, qu'il s'agisse d'un usage personnel ou d'un usage au sein d'une entreprise.

Tout d'abord, il est possible d'archiver vos documents de façon à pouvoir les présenter dans le cas où vous auriez un contrôle d'une administration.

Ensuite, vous pouvez mettre en place l’utilisation d’un coffre-fort numérique au sein de votre entreprise. C’est une solution qui permet de retrouver dans un même espace sécurisé, des documents professionnels, tels que le contrat de travail, des fiches de paie, facture… Le coffre-fort électronique permet de certifier l’origine, l’authenticité mais aussi la traçabilité des documents. Avoir recours à cette solution, aide à être conforme aux lois et aux délais légaux.

De plus, tous les documents stockés sur le coffre-fort numérique sont protégés. Cela signifie que la confidentialité est toujours respectée et que vous pouvez vous prémunir des risques de consultation ou détournement de la part d’un utilisateur non désiré. Il ne faut pas oublier que le format électronique évite les risques de perte, de vol ou de détérioration auxquels peuvent être exposés les documents sous forme papier.

Comment ça fonctionne ?

Le coffre-fort électronique fait partie de la Gestion Electronique des Documents (GED). Il y a deux étapes dans le processus du coffre-fort électronique : le scellement numérique puis l’archivage.

Le scellement numérique comprend : une signature électronique pour l’authentification du déposeur ainsi que la certification de l’heure du dépôt. Il y a ensuite un calcul de l’empreinte numérique pour que le document soit non modifiable.

Une fois que le document a été scellé numériquement, il est alors archivé dans le coffre-fort électronique. Pendant toute la durée où un document est dans le coffre-fort, il y a des vérifications d’intégrité et de traçabilité, les actions sur ce documents par les utilisateurs sont surveillées.

Pour accéder aux données du coffre-fort numérique, il suffit à l’utilisateur de saisir ses identifiants et mots de passe avec n’importe quel poste, de n’importe quel endroit.

Les principales fonctionnalités des coffres-forts numériques

Il existe plusieurs solutions de coffre-fort numérique, dont des solutions Saas qui ont plusieurs fonctionnalités différentes (eDocPerso, Digiposte, MyPeopleDoc, …).

- Conservation des documents numériques

Stockage en ligne des fichiers personnels (factures électronique, assurance, documents relatifs à la santé, ...) et également des fichiers professionnels (bulletins de paie, contrats de travail, ...)

- Distribution automatisée des documents RH

En connectant le coffre-fort électronique avec votre système interne, il est possible d'envoyer les documents relatifs aux salariés et à tous les collaborateurs très facilement.

- Dématérialisation et centralisation des fichiers

Vous pouvez numériser les documents en les prenant en photo. Dans ce cas, ils seront rassemblés sur le même espace, disponible pour les collaborateurs qui en ont besoin, sur tous les appareils.

Quels sont les documents que vous pouvez mettre dans votre coffre-fort électronique ?

Vous pouvez déposer les documents souhaités dans votre coffre-fort électronique. L’archivage électronique permet de conserver les pièces, tout en respectant les délais légaux, cela sécurise en cas de contrôle fiscal. Par ailleurs, depuis 2017, le décret n°2016-1762permet aux entreprises de dématérialiser les documents RH sans avoir besoin de l’autorisation des salariés.

• Les documents RH

Bulletins de paie, contrats de travail, primes, indemnités, soldes de tout compte, régime de retraite et déclarations d'accident du travail : 5 ans

Solde de tout compte : 3 ans

Autres délais d'archivages légaux

• Les factures

Factures clients / fournisseurs, contrats électroniques, bons de commande, de réception ou de livraison : 10 ans

• Les documents fiscaux

Livres, registres, pièces avec droits de communication, d'enquête et de contrôle par l'administration : 6 ans.

• Actes civils et commerciaux

Contrats commerciaux, documents bancaires, documents de transport de marchandises : 5 ans.

Déclarations en douane : 3 ans.

• Documents sociaux

Statuts de la société après radiation du registre du commerce et des sociétés : 5 ans.

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexes) : 10 ans.

Diverses convocations, feuilles de présence, rapports des conseils d'administration : 3 ans.

Quels sont les avantages du coffre-fort électronique ?

L'utilisation d'un coffre-fort numérique présente des avantages multiples :

• Archiver ses documents de manière sécurisée
• Fiabilité et confidentialité des données
• Respecter des durées légales de stockage des documents
• Se prémunir des risques de détournement et de destruction d'informations
• Améliorer l'impact environnemental : réduction du papier et moins de consommables utilisés
• Optimiser le suivi et la traçabilité des documents, accessibilité facilitée dans le temps